Από την πλευρά τους οι εκπρόσωποι του αναδόχου αφού ανέλυσαν τη διαδικασία που ακολουθείται για την ψηφιοποίηση των αρχείων (παραλαβή, σάρωση, επαναβιβλιοδέτηση, δειγματοληπτικός έλεγχος από τον τεχνικό σύμβουλο, παράδοση) ενημέρωσαν ότι μέχρι τώρα για τα ανωτέρω αναφερόμενα σημεία και συγκεκριμένα για την περίπτωση του Αρχειοφυλακείου Ηρακλείου έχουν ήδη ψηφιοποιηθεί 4.306 τόμοι μεταγραφών/υποθηκών, που αντιστοιχούν σε 3.867.540 σελίδες και αφορούν το σύνολο τού προς Ψηφιοποίηση αρχείου 1975 – 2024 και έχουν ήδη παραδοθεί (μέχρι την 27-9-2024) οι 1.152 τόμοι σε φυσική μορφή, για δε τα Υποθηκοφυλακεία Μοιρών και Χερσονήσου έχει ήδη ψηφιοποιηθεί το σύνολο του αρχείου, ήτοι 751.600 σελίδες και 850.830 σελίδες αντίστοιχα, για τις οποίες πρέπει να ολοκληρωθεί ο έλεγχος από την πλευρά του τεχνικού συμβούλου του έργου.
Τέλος δεσμεύτηκαν περαιτέρω από την πλευρά τους ότι θα γίνει ό,τι απαιτηθεί προκειμένου να διευκολυνθούν οι δικηγόροι στην άσκηση των καθηκόντων τους.
Κατόπιν αυτών γνωστοποιείται ότι:
-
Σε ό,τι αφορά το (καταργηθέν) Υποθηκοφυλακείο Ηρακλείου
-
Μέχρι την Παρασκευή 5/10 θα έχει επιστραφεί στο Αρχειοφυλακείο Ηρακλείου το σύνολο των τόμων που έχει παραληφθεί (βιβλία μεταγραφών/υποθηκών, ετών 1975 – 2024).
-
Οι καρτέλες ανεύρεσης ευρετηρίων θα παραμείνουν στο Αρχειοφυλακείο Ηρακλείου.
-
Από τούδε και στο εξής η παραλαβή για τη σάρωση των ευρετηρίων και βιβλίων βαρών, διεκδικήσεων και κατασχέσεων θα γίνεται τμηματικά (με καταγραφή αυτών που παραλαμβάνονται βάσει της μέχρι σήμερα διαδικασίας) η δε επιστροφή τους στο Αρχειοφυλακείο θα γίνεται εντός πέντε (5) εργασίμων ημερών.
-
Για την εξυπηρέτηση των δικηγόρων και των συναλλασσομένων από τη Δευτέρα 30/9 θα εγκατασταθούν από τον υπεργολάβο, εντός του Αρχειοφυλακείου Ηρακλείου ακόμη τέσσερις (4) σταθμοί εξυπηρέτησης, φτάνοντας έτσι τους έξι (6) σταθμούς εξυπηρέτησης, όπου υπάλληλοί του υπεργολάβου θα παρέχουν τη δυνατότητα στους δικηγόρους ηλεκτρονικού ελέγχου ή χορήγησης ατελώς ηλεκτρονικών αντιγράφων των σαρωμένων αρχείων (πχ. συμβολαίων ή μερίδων), για την απρόσκοπτη διεξαγωγή ελέγχου τίτλων. Για τον ίδιο ακριβώς λόγο ένας (1) σταθμός εξυπηρέτησης θα εγκατασταθεί στο Κτηματολογικό Γραφείο Ηρακλείου.
-
Το ηλεκτρονικό αρχείο που αυτό διέθετε για την ανεύρεση των ευρετηρίων, θα είναι διαθέσιμο για τους δικηγόρους στο Αρχειοφυλακείο Ηρακλείου, από 30-9-2024.
-
Τα αλφαβητικά ευρετήρια του υποθηκοφυλακείου Χερσονήσου θα μεταφερθούν στο Αρχειοφυλακείο Ηρακλείου για να είναι διαθέσιμα στους συναδέλφους, από 30-9-2024.
-
Η εξυπηρέτηση των δικηγόρων για έλεγχο τίτλων ή χορήγηση ηλεκτρονικών αντιγράφων των σαρωμένων αρχείων (το σύνολο των βιβλίων του υποθηκοφυλακείου Χερσονήσου) θα γίνεται στο Αρχειοφυλακείο Ηρακλείου και τους έξι (6) σταθμούς του υπεργολάβου κατά τα ανωτέρω.
-
Σε ό,τι αφορά το (καταργηθέν) Υποθηκοφυλακείο Μοιρών
-
Οι καρτέλες και τα αλφαβητικά ευρετήρια του υποθηκοφυλακείου Μοιρών (ως φυσικά αρχεία) θα μεταφερθούν στο Αρχειοφυλακείο Ηρακλείου και θα είναι διαθέσιμα στους συναδέλφους, από 30-9-2024.
-
Η εξυπηρέτηση των δικηγόρων για έλεγχο τίτλων ή χορήγηση ηλεκτρονικών αντιγράφων των σαρωμένων αρχείων (το σύνολο των βιβλίων του υποθηκοφυλακείου Μοιρών) θα γίνεται επίσης στο Αρχειοφυλακείο Ηρακλείου, από τους έξι (6) σταθμούς του υπεργολάβου κατά τα ανωτέρω.